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Notre Guide pour organiser une soirée Gala

Les soirées Gala sont destinées à faire monter à la surface les valeurs d’une entreprise, sa dynamique et son esprit positif. Il s’agit d’un carrefour de personnes professionnelles dans un cadre décontracté. Ce genre de soirées est souvent organisé pour faire la promotion de l’entreprise, pour réunir le personnel ou bien pour annoncer une surprise. En tout cas, quel que soit l’objectif derrière cet événement, pour réussir à établir l’ambiance souhaité il existe tout un protocole qui s’impose. L’organisation d’une soirée Gala n’est alors jamais simple. Or, la satisfaction qui se dégage de l’organisation d’une soirée réussie vaut absolument l’effort.

Comment organiser une soirée Gala?

First things first, il est temps de composer le comité d’organisation. Vous n’allez pas l’organiser tout seul, me suis-je trompé?

C’est peut être l’occasion de mettre en pratique votre esprit d’équipe dans un projet amusant. Il existe des sociétés qui ont par défaut un comité qu’on appelle Fun Team. C’est une équipe qui prend en charge l’organisation des événements de distraction.

La composition de votre équipe dépend de la manière dont vous allez procéder. On vous propose de vous rassembler dans des petites cellules. Une cellule de logistique, une cellule de développement et une cellule de médiatisation et de communication. La première s’occupera de procurer tout le matériel dont on aura besoin avant et durant la soirée, à savoir la sonorisation, les tables, Restauration, stands, poteau de délimitation, les projecteurs et les écrans de diffusion directe… La deuxième cellule se charge du programme de la soirée, de son animation et des activités qui prendront place. C’est en général tout ce qui a rapport avec le déroulement de la soirée Gala. Ensuite, la cellule médiatisation et communication est dédiée à promouvoir l’événement dans la communauté ciblée. Elle est à la fois destinée à médiatiser l’événement, si nécessaire, et à envoyer les invitations aux personnes cibles. Il va sans dire qu’il faudra désigner un président, un trésorier pour gérer le budget et un secrétaire. De plus, chaque cellule doit être chapeautée par un chef de cellule. La composition du comité et le nombre de ses membres dépend de la taille de l’entreprise et du nombre d’invités qu’on prévoit.

Maintenant que vous avez formé votre équipe, au boulot!

1. Choisir un thème pour la soirée

Un thème de soirée Gala en fin d’année n’est sûrement pas le même que celui d’une soirée organisé au mois de Mars. Ce choix se fait en fonction du contexte de l’entreprise également. Si on vient de désigner un nouveau CEO, si on vient de gagner un prix dans un congrès…

2. Décider de la date, de l’heure et du lieu

C’est une décision qu’on prend en équipe, une petite réunion où l’on propose des dates et des endroits pour sortir avec un choix définitif. Faites un vote ou un sondage si besoin est. N’oubliez de prendre en considération le thème et le budget.

3. Établir le programme, décider des intervenants, des invités et de l’animation

Ceci rentre dans le travail des cellules de développement et de communication. En parallèle, la cellule de logistique fait le bilan des équipements qu’il faudra pour suivre le programme.

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